8.1 Dokumentation der Ergebnisse
§ 6 des Arbeitsschutzgesetzes fordert vom Arbeitgeber, dass er über die je nach Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten erforderlichen Unterlagen verfügen muss, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die von ihm festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind. Des Weiteren wird dort bestimmt, dass es bei gleichartiger Gefährdungssituation ausreichend ist, wenn die Unterlagen zusammengefasste Angaben enthalten. Über diese grundlegenden Anforderungen hinaus enthält das ArbSchG keine genaueren Vorgaben, wie die Dokumentation der Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung aussehen soll. Es liegt im Ermessen des Arbeitgebers, hier eine für die betrieblichen Belange passende Dokumentationsform und -tiefe zu wählen, so dass eine konsequente und nachhaltige Umsetzung der festgelegten Maßnahmen gewährleistet ist. Um einen möglichst großen Nutzen aus der Beurteilung zu ziehen, sollte die Dokumentation dem Grundsatz "so viel wie nötig, aber nicht mehr als unbedingt erforderlich" folgen. Im Einzelnen heißt das:
Eine geeignete Dokumentationshilfe, bestehend aus einem Deckblatt sowie einer Bewertungs- und Maßnahmenliste, ist in Anhang 2 enthalten.
8.2 Laufende Risikoüberwachung
Die Gefährdungsbeurteilung soll ein dynamisches Werkzeug zum Lenken und Steuern des betrieblichen Arbeitsschutzes sein. Wie müsste nun die Dokumentation organisiert sein, um diesem Ansatz gerecht zu werden?
Die Bewertungs- und Maßnahmenliste (Tabelle 4 bzw. Anhang 2.2) ist hier das zentrale Dokument für die Aktionen im Arbeitsschutz und bildet die Grundlage für viele nachgeordnete und regelmäßig durchzuführende Aktivitäten wie Schulungen, Erfassung der Betriebsmittel mit Prüfregelungen, arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen, Erstellen von Katastern usw.
Tab. 4: Bewertungs- und Maßnahmenliste zur Gefährdungsbeurteilung
In der arbeitsplatzbezogenen Bewertungs- und Maßnahmenliste werden die betrieblichen Akteure benannt und durch klare Maßnahmenbeschreibung in die Pflicht genommen. Das heißt, es muss festgelegt werden, wer macht was, wann, wie und mit wem, um so die Nachhaltigkeit der getroffenen Maßnahmen aufrechtzuerhalten. Ein Übernehmen der Maßnahmen in allgemeine betriebliche Handlungsanweisungen wie "Schulungspläne", "Arbeitsanweisungen" und "Prüfpläne" sollte angestrebt werden, damit der Arbeitsschutz nicht als Additiv angesehen wird, sondern Teil des betrieblichen Prozesses wird. Dies ist ein wichtiger Schritt im Hinblick auf die Entwicklung einer innerbetrieblichen Präventionskultur. In der Bewertungs- und Maßnahmenliste werden die durchzuführenden Maßnahmen daher verschiedenen Referenzdokumenten (rechte Spalte) zugeordnet. Aus den verschiedenen Bewertungs- und Maßnahmenblisten (beispielhaft in Abbildung 8-1 mit A, B und C gekennzeichnet) werden die festgelegten konkreten Maßnahmen herausgezogen und in Verzeichnissen, Katastern usw. zusammengeführt. Die verschiedenen Referenzdokumente stellen die Unterlagen für die alltägliche betriebliche Arbeit dar. Der Arbeitsschutz wird damit prozessorientiert angelegt, die vielen Einzelaktionen werden so sinnvoll vernetzt.
Abb. 4: Verweis auf Verzeichnisse und Kataster
Diejenigen Maßnahmen, die technische Änderungen erfordern und im Rahmen einer Einzelaktion behoben werden können, werden in eine "To-do-Liste" eingetragen. In diese Liste (Beispiel: Tab. 5) können natürlich auch Maßnahmen aufgenommen werden, die aus anderen Aktionen (wie Arbeitsschutzausschuss-Sitzungen, allgemeine Betriebsrundgänge, ...) resultieren. Ein Vorteil dieser "To-do-Liste" ist auch, dass eine lückenlose Dokumentation der zu einem früheren Zeitpunkt durchgeführten Aktivitäten vorgehalten werden kann.
Tab. 5: To-do Liste
Die organisatorischen und personenbezogenen Maßnahmen werden dagegen in die jeweiligen Verzeichnisse und Kataster (Tab. 6 bis 8) eingetragen, mit denen diese Maßnahmen im Betrieb gesteuert werden. Diesen ist zu entnehmen, wann welche Person welche Aktionen durchzuführen hat. Unter Umständen ist es sinnvoll, die erwähnten Verzeichnisse und Kataster in elektronischer Form anzulegen. Dabei können ggf. weitere sinnvolle Funktionen realisiert werden, z. B. eine Erinnerungsfunktion für bevorstehende Prüf- oder Unterweisungstermine, die automatische Generierung von Folgeterminen oder eine DV-mäßige Verknüpfung von Dokumenten.
Tab. 6: Verzeichnis von zu prüfenden Betriebsmitteln
| Lfd. Nr. | Maschinen, Anlagen, Baugruppen | Befähigte Person/Prüfer (Kompetenzen/Name) |
Prüfung durch/ Firma Tel. Nr. |
Prüfnachweis | Veranwortlich | ||
| Prüfrhytmus | Nächste Prüfg. Monat | ||||||
| 1 | Winden-, Hub- und Zuggeräte | 1 x jährl. | Sept. 20XX | 1 | |||
| 2 | Krane | 1 x jährl. | Feb. 20XX | 1 | |||
| 3 | Hochdruckreiniger | 1 x jährl. | Sept. 20XX | 2 | |||
| 4 | Rollenwender | 1 x jährl. | Okt. 20XX | 2 | |||
| 5 | Leitern | 1 x jährl. | Okt. 20XX | 3 | |||
| 6 | Seilsicherungssystem | 1 x jährl. | Feb. 20XX | 2 | |||
| 7 | Höhensicherungsgerät | 1 x jährl. | Jan. 20XX | 2 | |||
| 8 | Saugheber | 1 x jährl. | Dez. 20XX | 3 | |||
| 9 | Ortsveränderliche elektrische Geräte | 1/2 jährl. | Dez. 20XX | 2 | |||
| 10 | Not- und Augenduschen | 4 Wochen | jeden 1. Arbeistag d. Monats | 3 | |||
Tab. 7: Verzeichnis von Unterweisungen
Tab. 8: Verzeichnis "Persönliche Schutzausrüstung"
Eine solche systematische Vorgehensweise stellt die Vorstufe zu einem Arbeitsschutzmanagementsystem dar.